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Déduire ses charges n’est pas du tout possible pour un micro-entrepreneur.
En fonction de votre activité, vous pouvez être amené à payer des frais professionnels d’importance variable en tant que micro-entrepreneur. Il peut s’agir de frais de déplacement, de frais de livraison, de frais de communication ou d’achats de fournitures et de matériaux.
Le principe fondamental du régime de la micro-entreprise est que les frais professionnels ne sont pas déductibles. Alors comment déduire ses charges ? Comment être remboursé des sommes avancés pour la réalisation d’une prestation ?
Mais quelles sont les répercussions, et peut-on se faire rembourser certaines dépenses ou certains frais sans augmenter votre CA ?
Un micro-entrepreneur peut-il déduire ses charges ?
En tant que micro-entrepreneur, vous n’avez pas le droit à la déduction des charges.
Il en est de même pour les dépenses et charges liées à vos activités professionnelles. Il peut s’agir de dépenses pour des fournitures de bureau, des voyages, des services professionnels, etc…
Pour rappel, l’extrême simplicité du régime de la micro-entreprise est sa principale caractéristique.
Sur le chiffre d’affaires réalisé, l’administration fiscale applique une déduction forfaitaire pour frais professionnels qui dépend de la nature de l’entreprise (71% pour les activités d’achat et de revente, 50% pour les autres activités BIC, et 34% pour les BNC).
Les frais et charges ne sont donc pas déductibles du chiffre d’affaires de la micro-entreprise.
Toutefois, en faisant une distinction claire entre les frais professionnels et les débours, on peut se faire rembourser certaines dépenses liées à l’activité sans augmenter artificiellement son chiffre d’affaires.
Les frais professionnels pour une micro-entreprise
Lors de la création d’une micro-entreprise, il est important de suivre vos frais professionnelles.
Il s’agit des coûts associés à la gestion de votre entreprise, qui peuvent comprendre les frais de déplacement, les frais kilométriques, les frais de restauration et d’autres dépenses.
Bon nombre de ces dépenses sont facturés à votre nom, elles sont donc de nature personnelle, ce qui signifie qu’elles ne peuvent pas être considérées comme des débours.
Vous devrez les inclure dans votre prix de vente afin d’être remboursé, ce qui augmentera votre chiffre d’affaires et par la même occasion vos charges (cotisations sociales et impôts).
Vous devrez donc ajouter une marge complémentaire sur votre facture pour couvrir vos frais.
Par exemple :
Vous achetez un pot de peinture pour un client à 40€TTC, pour une prestation qui était au départ prévue à 100€HT.
Il faudra donc finalement facturer au client = 100€HT + 40€TTC + [votre marge supplémentaire]
Comment facturer des frais de débours ?
En tant que micro-entreprise, vous pouvez parfois encourir des frais de débours pour le compte de vos clients.
Il s’agit de dépenses que vous payez au nom du client, et pour lesquelles la facture est au nom du client.
Les débours devront respecter un formalisme un peu plus important que la simple refacturation des frais.
Toutefois, cette procédure vous permettra de demander le remboursement de certaines dépenses sans augmenter artificiellement votre chiffre d’affaires.
Pour demander le remboursement des frais de débours, vous devrez fournir une facture ou un reçu montrant que la dépense a été engagée pour le compte du client. Cela permettra de s’assurer que les frais de déboursement ne sont réclamés que pour des dépenses légitimes et prévu à l’avance avec le client.
Il est préférable d’indiquer ces frais séparément sur votre facture pour une transparence totale avec votre client et l’administration fiscale. Si toutes ces procédures sont respectées, des remboursements seront effectués au centime près, qui ne seront pas inclus dans le calcul de votre chiffre d’affaires.
Les micro-entreprises ne peuvent donc pas déduire les frais professionnels.
Il existe donc deux façons pour les micro-entrepreneurs de se faire rembourser leurs frais professionnels : les débours et la refacturation.
On parle de débours lorsque l’entrepreneur avance lui-même les frais et se fait ensuite rembourser par son client. La refacturation, c’est lorsque l’entrepreneur facture les frais à son client, mais cela augmente mécaniquement son chiffre d’affaire.
